PROMOCIÓN  Y DIFUSIÓN PARA LOS SERVICIOS DE LA HEMEROTECA UNIVERSITARIA

Por: Yury Dayana Aldana Rodríguez y Andrés Sáenz Giraldo 

Es importante, como estudiantes de Ciencias de la Información, Documentación, Bibliotecología y Archivística, conocer de una manera detallada la función de la sala Hemeroteca en una biblioteca. Es por esto que decidimos dividir nuestro trabajo en dos partes para observar de una manera específica las necesidades y soluciones que brinda esta sala a los usuarios.

1.    En la primera parte se encontraran las funciones, material analógico y digital que compone la hemeroteca, los recursos electrónicos y las áreas temáticas, los recursos físicos y algunas políticas de uso de este servicio.

2.    En la segunda parte se encontrara la promoción y difusión constante que debe tener esta sala tan importante para la biblioteca, con servicios constantes para lograr los resultados propuestos en las metas generales de la biblioteca.

PRIMERA PARTE:

LA HEMEROTECA

DESCRIPCIÓN

“La hemeroteca es una sala de consulta que pertenece a la biblioteca en donde se guardan, ordenan, conservan y clasifican diarios, revistas y otras publicaciones periódicas de prensa escrita”; esta sala se distingue de las demás por poseer información actualizada con una rotación constante en áreas temáticas, científicas, académicas y de interés general para los usuarios.

El servicio de hemeroteca ofrece la consulta física y electrónica de la colección de publicaciones periódicas y revistas, por medio de catálogos e índices para obtener una mejor recuperación de la información.

Cada unidad de información dispone de acuerdo a sus políticas establecidas, la duración de tiempo que debe conservarse las publicaciones seriadas antiguas; por lo general las envían a un depósito y se le asigna la debida catalogación.

NECESIDADES DE LOS USUARIOS DE LA HEMEROTECA

“Los usuarios de las bibliotecas universitarias, estudiantes, docentes, investigadores y profesionales, deben afrontar las exigencias de realizar búsquedas y aplicarlas en sus actividades académicas”.

Encontrar información relevante, histórica y actualizada, confiable para sus investigaciones; en formatos diferentes que permitan una recuperación adecuada de la información, contando con el apoyo de profesionales y orientadores calificados para la disminución de tiempo en la búsqueda y recuperación de la información.

RECURSOS ECONÓMICOS DE LA HEMEROTECA

Este presupuesto lo determina cada unidad de información de acuerdo a su presupuesto anual; actualmente se está dando prioridad a la adquisición y renovación de suscripciones tanto para material análogo, electrónico y bases de datos para esta área de la biblioteca (hemeroteca); contando también con convenios de canjes y donaciones por parte de otras instituciones, para fomentar aun más la difusión de información entre bibliotecas y hemerotecas; por ser materiales que se encuentran en diferentes formatos con contenidos históricos y actualizados su valor económico es muy alto; debido a esto las suscripciones a bases de datos se han convertido en recursos necesarios para la hemeroteca.

DISPONIBILIDAD DE TIEMPO

La disponibilidad de tiempo para el préstamo en la sala de consulta  la establece la unidad de información teniendo en cuenta sus políticas de préstamos; es decir, depende de los materiales, sus diferentes formatos, el nivel de consulta que tenga y el valor institucional que tenga el respectivo material, (materiales irrecuperables o únicos).

Si los materiales tienen política de  préstamo externo, se realiza por ocho días calendario con posibilidad de renovación si no se presentan reservas por otros usuarios, pero con las Hemerotecas es diferente, por lo general todo el material es copia de reserva.

DISPONIBILIDAD DE EQUIPOS Y MATERIALES

La disponibilidad de los equipos y materiales se realiza de acuerdo al horario establecido para la biblioteca o la sala de hemeroteca en particular, en muchos casos cuando la demanda de usuarios es amplia, se determina un tiempo de uso específico para los equipos, junto con políticas de acceso o restricción a copias en algunos formatos para prolongar la conservación de material.

RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS

La colección de la hemeroteca está conformada por publicaciones seriadas nacionales e internacionales como: periódicos, revistas, series monográficas, tesis, diarios, boletines, informes, anuarios, índices, etc.

Las publicaciones seriadas se pueden clasificar en tres grandes grupos:

• Publicaciones sobre ciencia y tecnología.
• Publicaciones de ciencias sociales y humanidades
• Prensa y publicaciones periódicas de información general.

ÁREAS DE CONOCIMIENTO

Las áreas de conocimiento de la hemeroteca la determina el comité de selección de material y el personal de la sala de hemeroteca dependiendo del nivel de consulta y las estadísticas realizadas en el periodo de tiempo establecido por la misma; debido a que la colección de la hemeroteca genera  costos muy altos para la biblioteca por su contenido y la temática de la misma, ya que representa la actualización de la colección en materia de contenido científico y académico,  esta selección debe estar encaminada a la satisfacción de las necesidades de información de los usuarios reales y potenciales de la sala.

Entre las áreas más destacadas tenemos:

• Administrativas

• Científicas
• Economía
• Ingenierías
• Licenciaturas

• Especializaciones
• Derecho
• Entre otras.

También se tiene en cuenta al momento de la adquisición  el idioma del material bibliográfico y electrónico; teniendo en cuenta los requerimientos hechos por usuarios, la profundización de los temas. Para la adquisición se revisara la calidad, el alcance y los criterios de valoración que corresponda a las necesidades de los usuarios en los 3 tipos de adquisición que existen para este tipo de material (físico) compra o suscripción, canje y donación.

RECURSOS ELECTRÓNICOS

La hemeroteca cuenta con bases de datos adquiridas por suscripción y algunas bases de datos gratuitas que se consultan a través de la página web y se encuentran en diferentes áreas de conocimiento; además cuenta con otros servicios como:

Buscadores

Diccionarios

Portales

Periódicos y revistas digitales

http://www.mendeley.com/

http://www.qiqqa.com/

http://www.unix-ag.uni-kl.de/~fischer/kbibtex/

RECURSOS FÍSICOS

La hemeroteca debe contar con un espacio amplio para la colección; muebles y estanterías para revistas, muebles rodantes diseñados para el material en microfilm (sii los posee), muebles con espacios especiales para la prensa, para recuperación de espacios en estantería, por ser materiales de rotación constante la conservación en la sala es por periodos muy limitados (por lo general las hemerotecas de Instituciones Universitarias conservan la prensa máximo por seis (6) meses y posteriormente se eliminan; solo en las hemerotecas de Bibliotecas públicas se conserva la prensa por largos períodos de tiempo), la biblioteca debe contar con un depósito de colección cerrada para la ubicación de la colección que se retire de la sala de consulta para su conservación y el tiempo estipulado por las unidades de información para su retiro.

Debe contar con espacio para los puestos de consulta (mesas y sillas) y las terminales de consulta para el catalogo y  los recursos electrónicos, también espacios acordes para las maquinas de microfilmación (si las posee) y fotocopiadoras, además del espacio de asesoría al usuario y el archivo vertical (recortes de periódicos actualizados y distribuidos en carpetas por temáticas establecidas o artículos de interés general para los usuarios).

PAGINA WEB

La página web es un recurso de suma importancia para el desarrollo y proceso de gestión de la hemeroteca, debido a que por este medio se difunden la información de una manera rápida, se publican algunos de los servicios institucionales, se realiza la asignación de espacios virtuales, los cambios más representativos que se generen, las publicaciones de las adquisiciones nuevas y el acceso a las bases de datos.

SEGUNDA PARTE: 

SERVICIOS DE LA HEMEROTECA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Antes de observar los servicios, veamos como es la difusión de la hemeroteca en la Universidad del Quindío:

http://prezi.com/xgopaf0sgerv/hemeroteca-uniquindio/

Promoción:

Las actividades estarán distribuidas entre profesionales y técnicos (Asistentes y/o administrativos), asignando encargados para cada proceso, quienes deberán asumir la responsabilidad con total compromiso.

La promoción de la hemeroteca se realiza en su mayoría por medio de la página web, pero también se realizan capacitaciones programadas, dirigidos dentro de la sala para todos los usuarios, los temas importantes a tratar en estas capacitaciones son referente a cómo realizar la  búsqueda y recuperación en los diferentes formatos de colección con los que cuenta la hemeroteca (bases de datos, recursos digitales y análogos  y diversos formatos que estén incluidos en el catalogo de la biblioteca).

En muchos catálogos se puede observar que la recuperación del material de hemeroteca es muy diferente a la búsqueda de los libros u otro tipo de formatos; porque el material de hemeroteca (revistas, anuarios, electrónicos, bases de datos  etc.) nos brindan diferentes fuentes de recuperación como son titulo, numero de revista, año de publicación y se puede recuperar por artículos, por periodicidad, volumen, etc., por eso es importante que el personal de la hemeroteca esté  capacitado para esta difusión o si no de nada sirve contar con una colección actualizada y útil, si no se logra la búsqueda y recuperación de información adecuada y deseada por el usuario.

También se debe contar con un centro de interés (mueble) en el que se exhiben las últimas adquisiciones en revistas; esta exhibición se realizara por temas, artículos de interés o  novedades que se presenten en la sala. Este mueble debe estar en un lugar visible y de fácil acceso al usuario, si se tiene en un lugar donde el préstamo requiera dejar algún documento para su consulta (área de información) igual debe estar visible para que el usuario seleccione el material.

Orientación:

El bibliotecólogo de Hemeroteca desempeñará funciones de Referencista, orientando al usuario en el conocimiento y desarrollo de habilidades de búsqueda de información en publicaciones periódicas y seriadas.

Búsqueda

Las búsquedas en la hemeroteca se realizan por medio del catalogo de la biblioteca y los índices, (es importante tener un índice para cada área temática, el archivo vertical y  cualquier otro formato que sea de consulta masiva en esta sala, así se reducirá el tiempo en la búsqueda y se llegara al tema de una manera más concreta).

Prestamos

Aunque la biblioteca debe contar con servicios de préstamos y convenios interbibliotecarios, es importante resaltar que la colección de hemeroteca debido a su uso, rotación, actualización y costo, cuenta con políticas de reserva para préstamos externos; es decir que el material solo debe consultarse dentro de la sala de hemeroteca, aunque esta política de préstamo la establece cada unidad de información.

Foto duplicación

Si la hemeroteca  cuenta con material microfilmado debe contar con maquinas especiales para este servicio y su respectivo escáner o proceso para adquirir copia. También es necesario contar con servicio de fotocopiado debido a las restricciones que tiene la colección de esta sala; el precio de las copias lo estipula la biblioteca.

Otros servicios

Suscripción

Se puede realizar suscripción por parte de los usuarios a servicios como bases de datos, recursos electrónicos y alertas de temas temáticos nuevos y actualizados; también permite el envío de correos con información de interés acerca de la hemeroteca.

Consulta al bibliotecario virtual

Por medio de este servicio los usuarios pueden dejar sus consultas a través de la pagina web obteniendo una pronta respuesta a sus solicitudes, el personal encargado de este servicio debe ser una persona profesional, preferiblemente que conozca todos los servicios y maneras de recuperación de la hemeroteca para brindar un servicio de respuesta eficiente y acorde a las solicitudes de los usuarios.

Alertas

Los usuarios suscritos a este servicio recibirán correos electrónicos con información actualizada de acuerdo al tema de interés seleccionado al momento de la inscripción a este servicio, la constancia del mismo se realizara dependiendo de la actualización temática que adquiera la hemeroteca, ya que por ser información seleccionada no se garantiza actualizaciones constantes en determinados temas.

La realización de esta promoción debe ser constante y programada, se deben tener en cuenta las estadísticas de uso, los comités de adquisición, la programación de los talleres, la orientación constante a los usuarios, etc., debido a que es un servicio diario, en el que se fomenta la investigación, esta sala es diferente a las otras áreas de la biblioteca aunque  todas son importantes, pero aquí los usuarios buscan respuestas actualizadas o históricas de hechos fehacientes para nutrir sus investigaciones; por eso todo el equipo humano y la planificación establecida en tiempos específicos es fundamental para observar si los resultados están acorde con las metas estipuladas


Veamos como funcionan los servicios de hemeroteca en la Universidad de Murcia. En esta podemos ver los recursos físicos y electrónicos y diversos servicios para la investigación científica:

COPIAR Y PEGAR

En este video se analiza la “Ley Lleras”, en relación con las consecuencias del de la excesiva restricción de la información publicada y copiada en internet, y el ACTA Acuerdo Comercial Anti-falsificación (es un acuerdo multilateral voluntario que propone fijar protección y respaldo a la propiedad intelectual con el propósito de evitar la falsificación de bienes, los medicamentos genéricos y la piratería en Internet). Una crítica a la restricción. Qué tan viable es? Observa, analizar y toma tus propias conclusiones.